Privacy

Versie maart 2023

Jouw privacy telt

Om je als lokaal bestuur een goede dienstverlening te kunnen aanbieden, werken wij met persoonsgegevens. Met deze privacyverklaring geven we je meer uitleg bij de manier waarop we omgaan met de persoonsgegevens waarover we beschikken.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door gemeente en OCMW Temse.

We vinden het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met je persoonsgegevens, en we doen dit dan ook in overeenstemming met de Europese privacywetgeving (de Algemene Verordening Gegevensbescherming, afgekort als AVG of GDPR) en de relevante federale en Vlaamse wetgeving.

Lokaal Bestuur Temse heeft een goedgekeurd informatieveiligheidsbeleid. Dit beleid, opgevolgd door een informatieveiligheidscel, is in lijn met de relevante wetgeving.

Definities

Persoonsgegevens omvatten alle informatie waarmee iemand geïdentificeerd kan worden. Dit kan rechtstreeks zijn, bijvoorbeeld aan de hand van een naam, rijksregisternummer of foto. Soms is het ook mogelijk om een persoon onrechtstreeks te identificeren door een combinatie van verschillende soorten informatie, bijvoorbeeld adres, leeftijd en geslacht. Alle informatie die zo aan iemand gekoppeld kan worden valt onder de noemer ‘persoonsgegevens’.

Verwerken omvat in de praktijk elk gebruik van persoonsgegevens, zoals het verzamelen, opslaan, wijzigen, raadplegen, verspreiden of wissen ervan.

De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt welke persoonsgegevens worden verwerkt, welke middelen daarvoor worden gebruikt en voor welke doeleinden dit gebeurt. In de meeste gevallen is het lokaal bestuur verwerkingsverantwoordelijke bij het verwerken van persoonsgegevens van haar inwoners. Daarnaast verwerkt het bestuur persoonsgegevens in opdracht van de Vlaamse en Federale overheid. Daarbij volgt het de instructies van die andere entiteit.

Verwerkers zijn partijen die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerken. Als voorbeeld kan hier verwezen worden naar softwareleveranciers waar het lokaal bestuur beroep op doet.

Beginselen

Wij verwerken enkel de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de nagestreefde doeleinden.

Wij bewaren je gegevens in principe niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze verzameld werden. Als overheidsinstantie zijn we echter dikwijls wettelijk verplicht om je persoonsgegevens langer te bewaren, onder meer op basis van de archiefwetgeving. Het is daarnaast mogelijk dat je persoonsgegevens verder worden verwerkt voor wetenschappelijk en historisch onderzoek of statistische doeleinden. Daarbij worden altijd de nodige maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen.

We nemen de nodige veiligheidsmaatregelen om de persoonsgegevens die we verwerken op een passende manier te beveiligen. Je persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk voor de personen die deze nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Iedereen die betrokken is bij de verwerking van je persoonsgegevens, zowel eigen medewerkers als externe partijen, is bovendien wettelijk of contractueel gehouden om hier vertrouwelijk mee om te gaan.

Doeleinden en verwerkingsgronden

Je persoonsgegevens kunnen op verschillende manieren bij ons terechtkomen. Zo kunnen we bijvoorbeeld gegevens rechtstreeks bij jou opvragen via een webformulier of bepaalde documenten. Een andere mogelijkheid is dat we je persoonsgegevens opvragen bij overheidsdiensten die er over beschikken.

Wij verzamelen en gebruiken je persoonsgegevens alleen als we er een duidelijk en gerechtvaardigd doel voor hebben vastgelegd. Meer bepaald verwerken wij je gegevens enkel op basis van volgende verwerkingsgronden:

• om een wettelijke verplichting na te komen

  • Bijvoorbeeld: het bijhouden van gegevens van de inwoners van de gemeente in het bevolkingsregister, de verwerking in het kader van een vergunningsaanvraag of in het kader van de belastingadministratie.
• voor de vervulling van een taak van algemeen belang of het openbaar gezag

  • Bijvoorbeeld: om inwoners op de hoogte te houden van werkzaamheden in de openbare ruimte, hen te betrekken bij het beleid van het lokaal bestuur of in het kader van niet verplichte tegemoetkomingen aan mensen met een bepaald sociaal statuut.
• wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven

  • Bijvoorbeeld: het versturen van nieuwsbrieven, het publiceren van gericht beeldmateriaal of het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies.
• voor de uitvoering van een overeenkomst met jou

  • Bijvoorbeeld: wanneer je je inschrijft voor een culturele of sportactiviteit die het lokaal bestuur organiseert, of wanneer je iets ontleent.
• om een ernstige bedreiging voor je gezondheid te bestrijden

  • Bijvoorbeeld: samenwerking met de hulpdiensten in het geval van een ramp of een andere levensbedreigende situatie.

Voor de bovenstaande doelstellingen, en afhankelijk van de concrete verwerking, kunnen wij ‘gewone’ persoonsgegevens verwerken. Dat zijn onder andere:

• identificatie en contactgegevens

  • Bijvoorbeeld: naam, (e-mail)adres, rijksregisternummer, telefoonnummer
• persoonlijke kenmerken

  • Bijvoorbeeld: leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit, beroep, …
• samenstelling van het gezin en persoonlijke relaties

  • Bijvoorbeeld: huwelijk of andere samenlevingsvorm, naam van de echtgenoot of partner, huwelijksdatum, aantal kinderen, bloedverwanten, …
• persoonlijke interesses en voorkeuren

  • Bijvoorbeeld: lidmaatschap van een organisatie, hobby’s en andere vrijetijdsbesteding, …
• financiële bijzonderheden

  • Bijvoorbeeld: bankrekeningnummers, bezittingen, inkomsten, uitkeringen, subsidies, premies, …
• sociale (zekerheids)gegevens

  • Bijvoorbeeld: informatie met betrekking tot kinderbijslag, tewerkstelling, werkloosheid, pensioen, leefloon, … 
• beeld- en geluidsopnamen

  • Bijvoorbeeld: foto’s, video-opname, …

In uitzonderlijke gevallen verwerken wij ook ‘bijzondere’ persoonsgegevens, die gevoeliger zijn dan ‘gewone’ persoonsgegevens. Deze persoonsgegevens kunnen enkel verwerkt worden indien daar een bijzondere rechtsgrond voor bestaat. Het gaat om de volgende persoonsgegevens:

• gegevens over de gezondheid

  • Bijvoorbeeld: medisch verslag, diagnose-informatie, behandeling, informatie over een beperking, dieet, allergieën, …
• politieke opvattingen

  • Bijvoorbeeld: politieke overtuigingen, lidmaatschap van een politieke partij, politieke functies die worden vervuld, stemvoorkeur, …
• filosofische of religieuze overtuigingen

  • Bijvoorbeeld: registratie begrafenisritueel, …
• raciale of etnische gegevens

  • Bijvoorbeeld: taalvaardigheid, …
• lidmaatschap van een vakvereniging (vakbond)

  • Bijvoorbeeld: in het kader van de uitbetaling van werkloosheidsuitkeringen, …

Het lokaal bestuur heeft daarnaast de taak om strafrechtelijke gegevens over veroordelingen en straffen te verwerken, in het kader van het verstrekken van uittreksels uit het Strafregister.

Doorgifte

Wij geven je persoonsgegevens niet door aan andere partijen, tenzij daarvoor een wettelijke basis bestaat. Als we voor het uitvoeren van een taak of voor het opstellen van een dossier beroep doen op een extern bedrijf (bv. een softwarefirma of gespecialiseerd adviesbureau) of je gegevens doorgeven aan een andere overheidsinstelling, dan mogen zij je gegevens alleen verwerken binnen het met hen afgesproken kader.

In principe worden je gegevens enkel binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. Wanneer je persoonsgegevens in uitzonderlijke gevallen toch buiten de EER verwerkt worden, dan gebeurt dit altijd in overeenstemming met de voorschriften van de AVG.

Verwerkersovereenkomsten

In samenwerking met de Vlaamse overheid en de Vlaamse Vereniging voor Steden en Gemeenten (VVSG) werd een generieke verwerkersovereenkomst opgesteld voor lokale besturen. Wij gebruiken deze verwerkersovereenkomst standaard als afsprakenkader met onze verwerkers. Deze overeenkomst wordt als bijlage opgenomen in onze bestekken.

Protocollen

Wanneer wij persoonsgegevens (elektronisch) uitwisselen met andere publiekrechtelijke instanties, dan leggen wij het afsprakenkader voor deze verwerking vast in een protocol. Dit afsprakenkader heeft onder andere betrekking op de doeleinden en rechtmatigheid van de verwerking en de beveiliging van de persoonsgegevens.

Doelgroepenbeleid

Het lokaal bestuur kan de bevolkingsregisters ook raadplegen en gebruiken voor initiatieven die op basis van de eigen autonomie worden genomen in het kader van een specifiek doelgroepenbeleid of specifieke communicatie met sommige bevolkingsgroepen. Deze raadplegingen moeten passen in een geregeld beleid van het lokaal bestuur en vereisen een college- of gemeenteraadsbeslissing waaruit het doel van de raadpleging blijkt.

Openbaarheid van bestuur

In het kader van de wetgeving over openbaarheid van bestuur kan iedereen bij ons een aanvraag tot openbaarmaking van bestuursdocumenten indienen. Daarbij worden je persoonsgegevens in principe niet vrijgegeven. In elk geval wordt de openbaarmaking van persoonsgegevens altijd vooraf getoetst aan de privacywetgeving. 

Jouw rechten en keuzes

Je kunt je gegevens inkijken.

Wil je inzage in de gegevens die het bestuur over jou verwerkt, laat het dan weten. Sommige gegevens kun je zelf rechtstreeks inkijken via bijvoorbeeld het omgevingsloket.

Als je je recht van inzage uitoefent, zal het bestuur je een zo volledig mogelijk overzicht geven van jouw gegevens.

Je kunt je gegevens laten verbeteren.

Het kan gebeuren dat bepaalde gegevens die het bestuur over jou heeft opgeslagen niet (meer) correct zijn. Je kunt altijd vragen om die gegevens te laten verbeteren of vervolledigen voor zover dit wettelijk is toegelaten.

Je kunt je gegevens laten verwijderen.

Je kunt altijd vragen om gegevens die het bestuur bijhoudt te laten verwijderen voor zover dit wettelijk is toegelaten.

Je kunt je verzetten tegen bepaald gebruik van gegevens.

Ben je het niet eens met de manier waarop het bestuur bepaalde gegevens verwerkt, dan kun je je daartegen verzetten. Verzet dat wij zullen inwilligen tenzij er wettelijke of dwingende gronden zijn om dat niet te doen, wat bijvoorbeeld het geval is als wij gegevens verwerken om de openbare veiligheid te garanderen.

Je kunt je verzetten tegen automatische profilering.

Het bestuur maakt geen gebruik van profilering op basis van automatische verwerkingen (logaritmes).

Je kunt vragen om je gegevens over te dragen aan een derde partij.

Je hebt het recht om te vragen om persoonsgegevens die je zelf aan het bestuur hebt verstrekt, aan jou of rechtstreeks aan een derde partij over te dragen.

De privacywetgeving voorziet wel een aantal beperkingen op dit recht, waardoor het niet van toepassing is op alle gegevens.

Specifieke verwerkingen

Hieronder lichten we enkele specifieke verwerkingen gedetailleerder toe. Vanzelfsprekend kan je je rechten, zoals hierboven beschreven, uitoefenen voor deze verwerkingen.

Nieuwsbrieven

Wij sturen verschillende soorten nieuwsbrieven. Je ontvangt deze nieuwsbrieven als je hierop inschreef of gekend bent als klant van één van onze diensten. Wens je een bepaalde soort nieuwsbrief niet meer te ontvangen, dan kan je je uitschrijven door te klikken op de uitschrijflink onderaan de nieuwsbrief.

Beeldmateriaal

Bij de activiteiten die wij organiseren maken wij vaak foto's en video's. Dit beeldmateriaal gebruiken wij om promotie te maken voor het lokaal bestuur en haar activiteiten, onder andere in ons infoblad, in onze nieuwsbrief, op onze website en op onze sociale mediakanalen. Wij respecteren je recht op afbeelding en engageren ons om je bij elke activiteit duidelijk in te lichten over het beeldmateriaal dat ter plaatse wordt gemaakt. 

Onze fotografen beperken zich zoveel mogelijk tot overzichtsfoto's en sfeerbeelden. Voor dit soort beeldmateriaal gaan wij uit van je impliciete toestemming, zowel voor het maken als voor de publicatie.

Soms zullen onze fotografen ook gericht beeldmateriaal maken. Onder gericht beeldmateriaal verstaan wij beeldmateriaal waarin je het hoofdonderwerp bent, waarbij je poseert of waarbij één of enkele personen worden uitgelicht. Zowel voor het maken als voor het publiceren van dit soort foto of video zullen wij je expliciete toestemming vragen. Waar mogelijk doen wij dit op voorhand en schriftelijk. In de andere gevallen zal onze fotograaf je aanspreken. Je kan de aparte toestemmingen op elk moment intrekken.

Sociale media

Het lokaal bestuur maakt gebruik van verschillende communicatiekanalen om in contact te treden met haar inwoners. Het lokaal bestuur is daarbij ook actief op sociale mediaplatformen, namelijk Facebook, YouTube, Instagram,…

Indien je via deze kanalen met ons contact opneemt in een privébericht (bv. om een vraag te stellen of een probleem te melden), dan worden je persoonsgegevens daarbij verwerkt. Wij gebruiken die gegevens enkel om je verder te helpen of aan je verzoek gevolg te geven.

Indien je reageert op onze publieke berichten of deze berichten deelt of leuk vindt, dan zijn deze gegevens voor anderen zichtbaar. Deze publieke gegevens worden bewaard en zijn zichtbaar zolang deze gegevens niet door jou verwijderd worden.

Je persoonsgegevens worden als gebruiker van sociale media ook verwerkt door het sociale mediaplatform in kwestie. Het lokaal bestuur heeft zelf geen controle over de verdere verwerking van je persoonsgegevens door deze platformen. Op die verwerkingen zijn de privacyverklaringen van de sociale mediaplatformen van toepassing.

Cookies en tracking

Wij maken op onze website gebruik van cookies en verwante technieken. In ons cookiebeleid vind je hierover alle informatie.

Cameratoezicht

Als openbare overheid voorzien wij camerabewaking op het openbaar domein en aan onze gebouwen. Met deze bewakingscamera’s hebben we de bedoeling om gemeentelijke eigendommen te beschermen, overlast aan te pakken, de naleving van het GAS-reglement te controleren en de openbare orde te handhaven.

De aanwezigheid van bewakingscamera’s wordt altijd gesignaleerd met pictogrammen. Indien je je begeeft op een locatie waar er bewakingscamera’s aanwezig zijn, bestaat de kans dat je wordt gefilmd. Daarbij worden dan ook je persoonsgegevens verwerkt.

Enkel geautoriseerde personen krijgen toegang tot de opgenomen beelden. De beelden worden gewist na één maand indien de beelden geen bijdrage leveren tot het bewijzen van een misdrijf, schade, overlast, een door het GAS-reglement gesanctioneerde gedraging of een verstoring van de openbare orde. Indien dat wel het geval is kunnen de beelden langer worden bewaard voor verder onderzoek. De beelden kunnen in dat geval ook overgedragen worden aan de politie of de gerechtelijke autoriteiten.

Dit alles werd vastgelegd in een camerareglement.

Updates voor deze privacyverklaring

Het bestuur kan deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie vind je altijd op deze pagina. Voor elke belangrijke inhoudelijke wijziging informeert het bestuur je via de website of andere communicatiekanalen.

Hoe ons te contacteren?

Het bestuur heeft een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Deze persoon bewaakt de toepassing van de wettelijke verplichtingen voor gegevensbescherming en kan je aanspreken als je vragen hebt bij de uitoefening van de hierboven opgesomde rechten.

privacy@temse.be

Als je vragen of opmerkingen hebt over ons beleid “bescherming van persoonsgegevens”, of indien je je rechten wenst uit te oefenen of de informatie die wij over jou bezitten wenst te updaten, contacteer ons via:

Lokaal Bestuur Temse (gemeente en OCMW)
Frans Boelplein 1
9140 Temse
03 710 12 12
privacy@temse.be

Om te vermijden dat iemand anders je rechten uitoefent, kan het bestuur je identiteit verifiëren.

Wees altijd zo specifiek mogelijk als je je rechten wilt uitoefenen. Dan kan het bestuur je vraag concreet en correct behandelen.

Waar kan je terecht als je niet tevreden bent met de manier waarop we omgaan met jouw gegevens? 

We doen ons uiterste best om je persoonsgegevens correct te behandelen. Ben je toch niet tevreden met onze werkwijze, neem dan contact op met onze functionaris gegevensbescherming:

• Per brief via functionaris gegevensbescherming, Frans Boelplein 1, 9140 Temse.
• Per e-mail via privacy@temse.be.

De Vlaamse Toezichtcommissie kan je bereiken per e-mail op contact@toezichtcommissie.be of per brief aan Koning Albert II-laan 15, 1210 Brussel. Volg de juiste procedure om een klacht in te dienen.

De Gegevensbeschermingsautoriteit kan je bereiken per e-mail op contact@apd-gba.be of per brief aan Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. Volg de juiste procedure om een klacht in te dienen of om bemiddeling te vragen.